Hieronder volgt het gedeelte uit onze kerkorde dat de taken en verantwoordelijkheden van de kerkrentmeesters omschrijft.

Kerkrentmeesters

Aan de ouderlingen die in het bijzonder zijn aangewezen tot kerkrentmeesters, is bovendien toevertrouwd tezamen met de anderen kerkrentmeesters, de stoffelijke belangen van de gemeente te behartigen en de kerkelijke registers bij te houden.

Beheer en Financiën

9.1 Inleiding

Beheer wil zeggen het behartigen van de stoffelijke belangen van de gemeente. We erkennen onze God als Schepper van alle dingen. Alles wat we zijn en alles wat we hebben ontvangen we van Hem. De middelen die nodig zijn voor de instandhouding van de eredienst en van alle andere in dit plan genoemde zaken, mogen dan ook voluit worden aangemerkt als een geestelijke aangelegenheid.

Het college van kerkrentmeesters is volgens de kerkorde belast met de zorg voor alle stoffelijke zaken van de gemeente – voorzover niet van diaconale aard – en verricht de daaraan verbonden werkzaamheden in overeenstemming met een daartoe opgestelde Plaatselijke Regeling. Deze Plaatselijke Regeling is vastgesteld door de Kerkenraad.

Zoals ook in deze regeling is vermeld, bestaat het college van kerkrentmeesters uit drie ouderlingen-kerkrentmeesters, twee kerkrentmeesters en twee leden commissie van bijstand. De ouderlingen-kerkrentmeesters staan volledig in het ambt van ouderling en hebben daarbij in het bijzonder een taak op het terrein van beheer en financiën. De aard en mate van het kerkrentmeesterlijk beheer en de daarmee verbonden financiële consequenties vloeien voort uit het door de kerkenraad bepaalde beleid, zoals beschreven in het beleidsplan.

9.2 Beheer

Op grond van het huidige beleid en de voorgenomen doelstellingen en plannen, kan het beheer worden onderverdeeld in de navolgende punten:

Werkers / vrijwilligers t.b.v. eredienst, pastoraat, vorming en toerusting

Predikant
Onze gemeente heeft 1 predikantsplaats en de verwachting is, dat hierin de komende jaren geen verandering zal plaats vinden. Aanstelling en salariëring geschieden volgens een door de Raad voor Predikantstraktementen en Pensioenen voorgeschreven regeling.

Organisten
Voor de begeleiding van de zondagse erediensten en de rouw- en huwelijksdiensten heeft onze gemeente een aantal organisten. Aanstelling geschiedt middels een door het college gemaakte vrijwilligers-overeenkomst, waarin o.m. de basis afspraken m.b.t. de speelfrequentie en de eventuele vrijwilligers- en onkostenvergoedingen zijn vastgelegd. Minimaal eens per jaar is er een overleg tussen het college en organisten,teneinde de afgelopen periode te evalueren en zo nodig afspraken te maken voor de komende periode.

Koster
Alle kosterswerkzaamheden, zoals beschreven in een daartoe door het college gemaakte taakomschrijving, worden verricht door de koster. Deze heeft een vrijwilligers-overeenkomst, waarin werkzaamheden en vergoedingen zijn vermeld. Bij afwezigheid vanwege vrije zondagen/ vakantie of ziekte wordt de koster vervangen door een aantal hulpkosters. Minimaal eens per jaar is er een overleg tussen het college en de koster, teneinde de afgelopen periode te evalueren en zo nodig afspraken te maken voor de komende periode.

Interieurverzorger(s)
Alle schoonmaakwerkzaamheden, zoals beschreven in een daartoe door het college gemaakte taakomschrijving, worden verricht door de interieurverzorger(s). Deze heeft (hebben) een vrijwilligers- overeenkomst, waarin werkzaamheden en vergoedingen zijn vermeld. Bij afwezigheid vanwege vakantie of ziekte worden deze vervangen door vrijwilligers. Minimaal eens per jaar is er een overleg tussen het college en de interieurverzorger(s), ten einde de afgelopen periode te evalueren en zo nodig afspraken te maken voor de komende periode.

Werkers / vrijwilligers t.b.v. het kerkelijke gebouw ‘t Dijkhuis.
Het beheer van ’t Dijkhuis berust bij het bestuur van de gelijknamige stichting.
De beheerder draagt zorg voor het beheer en het schoonhouden van gebouw.

Aanstelling geschiedt middels een door het bestuur gemaakte vrijwilligers-overeenkomst, waarin o.m. de basisafspraken m.b.t. het gebruik en de vrijwilligers- en onkostenvergoedingen zijn vastgelegd. Minimaal eens per jaar is er een overleg tussen het bestuur en de beheerder,ten einde de afgelopen periode te evalueren en zo nodig afspraken te maken voor de komende periode

Werkers / vrijwilligers t.b.v. de administratie en het archief

Administrateur
De ledenadministratie van de gemeente wordt verzorgd door een gemeentelid.

De financiële administratie van de gemeente wordt verzorgd door de administrateur. Deze is tevens (ouderling) kerkrentmeester. Naast de maandelijkse salaris- en vergoedingenadministratie en betalingen, zorgt deze voor alle boekingen in dagboeken en grootboek, evenals voor tussentijdse kwartaalrapportages m.b.t. inkomsten en uitgaven. Ook draagt deze zorg voor alle vereiste rapporteringen naar de Provinciale Kerkvergadering m.b.t. zaken als jaarrekening, begroting etc. Op basis van de gevoerde ledenadministratie verricht deze de volledige voorbereiding en organisatie van de inzameling van de jaarlijkse kerkelijke bijdragen.

Administrateur begraafplaats
De administratie van de graven op de begraafplaats wordt verzorgd door een (ouderling-) kerkrentmeester. Alle officiële documenten als doopregisters, lidmatenboeken, akten en notulen, evenals andere bescheiden en publicaties, foto’s etc. m.b.t. de gemeente worden in de kluis in de kerk of de verdieping van het kerkgebouw overzichtelijk opgeslagen.

Werkers / vrijwilligers t.b.v. tuin en begraafplaats

Tuinman pastorie
Het onderhoud van de tuin rondom de pastorie gebeurt door een gemeentelid op basis van een vrijwilligers-overeenkomst waarin naast een vrijwilligers-/onkostenvergoeding door het college tevens de teverrichten tuinwerkzaamheden zijn vermeld.

Tuinman begraafplaats
Het onderhoud van de begraafplaats tuin geschiedt door een gemeentelid op basis van een vrijwilligers-overeenkomst, waarin naast een vrijwilligers-/onkostenvergoeding door het college van kerkrentmeesters tevens de te verrichten tuinwerkzaamheden zijn vermeld.

Grafdelvers
Bij overlijden van op de kerkelijke begraafplaats te begraven personen wordt het graf gedolven door de grafdelver. E.e.a. geschiedt volgens voorgeschreven regels m.b.t. afmeting en diepte en op instructie van de administrateur van de begraafplaats. De grafdelver verricht zijn werk volgens een door het college gemaakte vrijwilligers-overeenkomst, waarbij een vaste vergoeding is afgesproken per gedolven graf en per te onderhouden grafmonument.

Beheer van kerkelijke gebouwen
De kerkelijke gebouwen betreffen het kerkgebouw, de pastorie en het Dijkhuis. Afgezien van het schoonhouden, kan het beheer van de kerkelijke gebouwen worden onderverdeeld in twee zaken: het gebruik en het onderhoud.

Gebruik kerkgebouw
Het kerkgebouw is primair bedoeld voor de samenkomst van de gemeente tijdens de erediensten. Verzoeken voor andere samenkomsten worden per geval besproken en al dan niet goedgekeurd door de kerkenraad. Inhoudelijke zaken m.b.t. het gebruik zijn geregeld in dit reglement.

Gebruik gebouw ’t Dijkhuis
Het beneden deel van het gebouw wordt gebruikt voor crèche (tijdens morgendiensten). Tevens is bij overlijden van een inwoner een deel van het beneden deel in gebruik als opbaarruimte.

Het dijk- en bovengedeelte zijn primair bedoeld voor de catechisaties, clubs, kringen, verenigingen, gemeente-avonden, commissie- en kerkenraadsvergaderingen etc.

Tevens kan - indien niet in gebruik/gepland voor genoemde kerkelijke activiteiten – de kleine of grote zaal worden verhuurd voor verjaardagen of jubilea etc.

Afstemming en bespreking hiervan geschiedt via de beheerder.

Onderhoud gebouwen
Het onderhoud van de kerkelijke gebouwen kan worden opgesplitst in klein en groot onderhoud. Klein onderhoud betreft zaken die niet nauwkeurig te voorzien en in te schatten zijn, maar waarvan er wel regelmatig zich een aantal zaken voordoen. Beoordeling van het al dan niet en zo ja door wie te verrichten klein onderhoud geschiedt in de reguliere vergaderingen van de beheerscolleges . De financiële gevolgen hiervan zijn beperkt en dienen dan ook op basis van ervaringscijfers jaarlijks in één bedrag te worden begroot.

Groot onderhoud is van structurele aard en dient te geschieden volgens een daartoe door het college op te stellen groot onderhoudsplan kerkelijke gebouwen, dat een periode van tenminste 10 jaar dient te bestrijken. Jaarlijks dient aan dit groot onderhoudsplan één jaar te worden toegevoegd, waarbij op basis van gedurende het verstreken jaar verworven nieuwe feiten/inzichten eventuele aanpassingen in het plan worden doorgevoerd. Het opzetten en onderhouden van een groot onderhoudsplan voor alle kerkelijke gebouwen is één van de beleidsvoornemens van het college van kerkrentmeesters.

Beheer van andere goederen
Beheer van andere zaken bestaat voornamelijk uit het over het door het college verhuurde land en de begraafplaats.

Beheer van de begraafplaats
De begraafplaats bij de Hervormde Kerk is het eigendom van de Hervormde Gemeente Giessen en wordt beheerd door het college van kerkrentmeesters.

Het begraven kan plaatsvinden in een algemeen graf of in een graf met een uitsluitend recht (zgn. eigen graf). Graven kunnen na het verstrijken van de overeengekomen termijn door ruiming weer ter beschikking komen van de beheerder. Bij zowel algemene graven als “eigen” graven is deze termijn 20 jaar. Bij eigen graven kan het recht na de einddatum telkens met 10 jaar worden verlengd.

De dagelijkse leiding van de begraafplaats berust bij de (ouderling) kerkrentmeester. Deze draagt onder andere zorg voor de aanwijzing van een graf, zo mogelijk in samenspraak met de nabestaanden. Het reserveren of kopen van een graf vóór het moment van overlijden is in bepaalde situaties mogelijk, dit ter beoordeling van het College van Kerkrentmeesters.

Voor het onderhoud van een graf gedurende de overeengekomen periode (20 jaar) dient de vastgestelde vergoeding in één termijn te worden voldaan.

Hoewel de baten en lasten van de begraafplaats separaat worden geadministreerd en er dus een eigen exploitatieresultaat wordt bepaald, is de begraafplaats een onderdeel van het beheer van het college van kerkrentmeesters.

Nadere regelgeving over de begraafplaats staat beschreven in de daartoe opgestelde verordening begraafplaats.

9.3 Financien

In de paragraaf financiën gaat het om twee onderwerpen. Allereerst gaat het over de kosten/bestedingen die het gevolg zijn van de hiervoor genoemde zaken van beheer. In de tweede plaats gaat het vervolgens om de wijze waarop deze jaarlijks te verwachten kosten/bestedingen kunnen worden betaald. Met andere woorden: Hoe kunnen de jaarlijks benodigde middelen worden verworven om een sluitende (dus financieel gezonde) begroting te verkrijgen.

Conform de landelijke richtlijnen van de PKN wordt er voor aanvang van ieder jaar een begroting opgesteld, waarin goedkeuring wordt gevraagd voor de financiële consequenties van het te voeren beleid, terwijl gedurende ieder eerste kwartaal de jaarrekening van het afgelopen jaar wordt opgemaakt in vergelijking met de dat jaar betreffende begroting. Na beoordeling door het college van kerkrentmeesters, en na vaststelling door de kerkenraad ligt de jaarrekening voor de gemeenteleden ter inzage.

Kosten / bestedingen
Met uitzondering van enkele “overige kosten”, vloeien vrijwel alle jaarlijks te verwachten kosten voort uit de in paragraaf 2 behandelde zaken van beheer. Op grond van de gemaakte overeenkomsten en met inachtneming van de jaarlijkse (eventuele) aanpassingen daarin, kunnen de kosten van de werkers en vrijwilligers vrij nauwkeurig worden begroot. Hetzelfde geldt voor het gebouwenbeheer, waarbij de ervaringscijfers m.b.t. klein onderhoud, evenals de (groot)onderhoudsplannen en eventueel daarin gedane aanpassingen de basis zijn voor de jaarlijkse begroting. In aanvulling op deze twee voornaamste kostensoorten dienen dan nog enkele overige kosten te worden begroot. Deze zijn echter relatief gering en voor een groot deel van te voren al bepaald (zoals bijv. de aan hogere kerkelijke organen te betalen afdrachten.) Andere ”overige kosten” zijn o.m. toerustingmateriaal (catechese etc.), kantoorbenodigdheden, belastingen, verzekeringen en rentelasten.

Inkomsten / werving
Met betrekking tot de inkomsten is het college vrijwel geheel (95 %) aangewezen op bijdragen en giften uit de gemeente. Ca. 60 % hiervan is afkomstig van de jaarlijkse kerkelijke bijdragen, waarvoor alle gemeenteleden van 18 jaar en ouder gedurende het eerste kwartaal persoonlijk worden benaderd. Hierbij wordt een schrijven overhandigd, waarin onder meer de jaarrekening van het afgelopen jaar en de begroting voor het nieuwe jaar zijn vermeld, evenals een beknopte toelichting hierop. De overige bijdragen van de gemeenteleden zijn afkomstig uit collecten tijdens de erediensten. Deze betreffen de wekelijkse inzameling in de zondagse eredienst, de maandelijkse ( twee keer per maand) extra collecten, de bid- en dankdagcollecte en de zgn. oudejaarscollecte. Tijdens huwelijksdiensten wordt ook gecollecteerd. Het restant van de inkomsten (ongeveer 5 %) bestaat uit pachtopbrengsten en een zeer bescheiden bedrag aan rente-inkomsten.